Salons, conférences, expositions, foires… Ces événements promotionnels véhiculent l’image de marque d’une entreprise. Leurs impacts sur la planète est cependant loin d'être neutre. Opter pour l’événementiel responsable, c’est faire le choix d’améliorer les performances et la durabilité de ses évènements, en s’engageant dans la réduction et la compensation de leurs émissions carbone.
À ce jour, 100 000 manifestations professionnelles ont lieu chaque année en France dans le secteur de l’événementiel.1 Un chiffre qui démontre l’importance de considérer leurs impacts sur la planète dans un secteur de plus en plus critiqué. Comment rendre une manifestation éphémère plus durable ? Capitaine Carbone vous accompagne dans cette démarche et vous propose des solutions pour organiser un évènement promotionnel respectueux de l’environnement.
À bien noter que chacune des étapes mentionnées se doit d’être pensée en amont. Planifier un évènement durable c’est déjà être responsable.
Comment bien choisir le lieu de son évènement ?
Le choix du lieu est une étape stratégique essentielle lorsqu’on éco-conçoit un évènement. En fonction du type de manifestation organisée, il existe plusieurs solutions.
Un évènement 100% digital
Selon des chercheurs de l’Université de Cornell aux Etats-Unis, le bilan carbone d’un évènement réduirait de 94% lorsqu’il a lieu en ligne. La plate-forme Teemew va même plus loin en nous indiquant que pour un même évènement de 1000 personnes et 100% en ligne, son bilan carbone passe de 10 à 0,3 tonne de CO2eq. Si le concept de votre évènement le permet, l’organiser en ligne est donc l’alternative la plus respectueuse de l’environnement.
Il existe cependant des solutions qui permettent aux entreprises d’alléger le bilan carbone de leurs évènements sans pour autant passer par la solution du tout digital.
Une manifestation 100% physique
Pour ce qui est des évènements qui ne peuvent se tenir à distance, voici une liste de plusieurs méthodes pour faire baisser la facture bilan carbone :
- Opter pour un lieu certifiant ou justifiant d’un label environnemental.
- Choisir un endroit facile d’accès que ce soit en transport en commun ou même à pied afin d’éviter toute utilisation de voiture individuelle.
- Privilégier les bâtiments éco-conçus.
- Demander un engagement responsable auprès du lieu choisi si ce dernier ne rentre pas dans les catégories mentionnées précédemment.
- Privilégiez un lieu qui soit proche de votre entreprise.
- Faire en sorte que l’évènement ne soit pas trop éloigné d’un centre de tri.
Zoom sur les événements de plusieurs jours
À l’instar des séminaires, les salons, expositions et même les foires ont un bilan carbone plus élevé que des évènements se déroulant sur quelques heures (inauguration, soirée de lancement d’un nouveau produit, etc.). Pour ce type d’évènements sur plusieurs jours, il faut en effet prendre en compte les émissions liées à l’hébergement des participants et intervenants. Il est cependant possible d’alléger l’empreinte carbone en proposant des séjours dans des établissements engagés. Pour cela :
- Opter pour un lieu de résidence certifiant ou justifiant d’un label environnemental comme le label international Clef Verte ou Ecologite.
- Vérifier que ce lieu emploie bien un plan d’action sur la manière de les atteindre (politique d’achat, offre alimentaire, etc.).
Aujourd’hui, de nombreuse plateformes proposent des séjours respectueux de l’environnement. Parmi elles, figurent les sites français We Go GreenR, GreenGo ou encore Vaovert.
Le phygital, la solution idéale pour organiser son événement promotionnel ?
Allier physique et digital pour une manifestation à but promotionnel, est-ce réellement une bonne idée ? « L’intérêt d’un tel évènement est double et deux aspects sont à prendre en compte. » nous explique Sandrine Gil, fondatrice du marketplace Connect Clean et organisatrice de l’évènement international « Sostenibilidad en ciudades y Turismo 5 .0 (Développement durable urbain et tourisme 5.0, en français).
« Tout d’abord, un tel évènement, dans sa forme, nous confère un avantage marketing et commercial certain. Un évènement hybride permet d’obtenir une visibilité plus importante au niveau international. De plus, la plateforme en ligne de l’évènement génère et optimise le networking des entités participantes avant, pendant et après l’évènement.
D’un point de vue environnemental, cette organisation nous permet également d’accueillir plus de monde sans pour autant générer plus de déplacements, et donc d’émissions de carbone qui en résultent. Dans tous les cas, le concept de cet événement se base sur sa dimension humaine, justement pour être aligné avec les ODD qui comprennent l’inclusion, et ainsi faciliter les échanges entre les participants. Dans l’idée, il peut y avoir 2 000 personnes connectées en ligne, mais sur place, à Distrito Digital, on limite le nombre pour qu’il y ait de réels échanges. En plus, on a choisi de l’organiser dans un endroit qui est complètement délocalisé du centre-ville, justement pour éviter les collapses et la concentration de trafic, déjà importante. »
Associer évènement physique et virtuel pourrait donc devenir la norme des prochains grands rassemblements à l’échelle internationale et même nationale.
Comment se rendre sur le lieu de l’événement sans trop émettre de CO2?
Si la manifestation ne peut avoir lieu à distance, il faudra songer, tant que faire se peut, à optimiser voire limiter les déplacements que ce soit pour les participants mais également pour les intervenants. Le transport représente la source d’émission la plus importante pour un évènement.
Pour réduire au maximum les émissions de gaz à effet de serre (GES) liées aux transports des participants et intervenants en général, plusieurs solutions sont à mettre en place :
- Privilégier les moyens de transport pauvres en émissions (train, vélo, transports en commun en général).
- Favoriser le co-voiturage.
- Communiquer sur les informations pratiques nécessaires à l’accès de ces transports doux.
- Mettre en place ses propres moyens de transports propres ou promouvoir des tarifs préférentiels pendant toute la durée de l’événement.
- Valoriser les participants qui choisissent ces modes de transports durables.
Le plus important reste évidemment d’éviter l’avion ainsi que la voiture individuelle pour se déplacer. Ces moyens de transports sont les plus émetteurs. D’après un rapport de l’European Environmental Agency paru en 2020, l’impact d’une voiture à essence ou diesel excéderait même, par passager et par kilomètre, celui d’un avion lorsque l’on considère une distance d’au moins 500 km. Ce bilan réduit cependant drastiquement lorsque l’on augmente le nombre de passagers par voiture. Voyager à plusieurs permet donc de diviser le coût en carbone et ainsi de grandement réduire son impact.2
Comment maîtriser l’énergie sur le site ?
Maîtriser l’énergie dépensée sur son site consiste à établir en amont, une stratégie de consommation. D’après les chiffres de l’ADEME, un évènement réunissant 5000 personnes consommerait en moyenne 1000 kWh d’électricité soit l’équivalent de la consommation d’un français sur deux mois et demi.3
Pour réduire la consommation d’un évènement en général, Capitaine Carbone vous suggère quelques idées par type d’énergie consommée.
Éclairage
- Organiser l’évènement la journée profitant ainsi de l’éclairage naturel.
- Utiliser un éclairage basse consommation avec des lampes à économie d’énergie.
- Se fournir en électricité verte à savoir une électricité produite uniquement à l’aide d’énergies renouvelables (EnR).
- Limiter l’éclairage constant et opter pour des détecteurs de présence dans les lieux de passage (toilettes, couloirs).
Chauffage
- Vérifier l’état de l’isolation ainsi que des systèmes de chauffage et de climatisation.
- Régler la température intérieure à 19 ° C en hiver, et 24 °C en été.
Eau
- Employer des réducteurs de débit aux robinets à arrêt automatique et des WC double-chasse.
Pour les salons et autres foires d’exposition, il est également possible d’imposer des quantités de consommation à chaque stand par type d’énergie utilisée. En optant pour cette solution, une entreprise organisatrice sera en mesure d’établir un bilan précis de l’énergie consommée pendant tout l’événement.
Comment gérer les déchets engendrés par son événement ?
Anticiper c’est déjà recycler. Lors de l’éco-conception d’une manifestation, la question des déchets est fondamentale surtout lorsqu’on sait qu’un évènement réunissant 5000 personnes générera 2,5 tonnes de déchets et 500 kilos de papier.4
En établissant des règles sur les politiques de réaménagement, de montage et de démontage des stands ainsi que du recyclage et du tri des déchets , on peut réussir à limiter leurs quantités et leurs effets néfastes pour la planète. .
De manière générale, il existe plusieurs solutions pour gérer les déchets d’un événement :
- Sensibiliser les participants et les intervenants sur le recyclage et le compostage des déchets qu’ils génèrent.
- Éviter la vaisselle jetable et les plastiques à usage unique mais également les bouteilles plastiques.
- Installer des collecteurs de déchets aux endroits stratégiques (buvettes, toilettes, stands, etc.).
- Penser aux fumeurs et disposer de cendriers aux entrées extérieures (les vider régulièrement pour éviter que les mégots se retrouvent sur la voie publique).
- Anticiper le traitement de déchets spécifiques tels que les huiles, moquettes, etc.
- Éviter au maximum la distribution de goodies.
- Réduire l’utilisation de papier (flyers, bons, etc.).
- Privilégier les produits de nettoyage écologiques.
Zoom sur les événements nécessitant des stands
La logistique de montage et démontage des stands dans les salons, expositions et autres événements de même type engendre beaucoup de déchets. De sa conception à sa destruction, il existe des solutions concrètes pour réduire de façon significative les déchets associés aux stands :
- Privilégiez des stands éco-conçus à partir de matières premières réutilisables et recyclables.
- Faire appel aux prestataires locaux adeptes du circuit-court.
- Louer ce qui ne peut être réutilisé.
Des prestataires extérieurs proposent également des solutions d’aménagement sur-mesure et respectueuses de l’environnement comme par exemple l’agence Triple-D. Basé en France, Triple-D propose des biens réutilisant une grande partie des matériaux d’un événement à un autre. Un procédé qui permet de réaliser une économie jusqu’à 95% sur l’achat de ces matériaux.5
Pour aller plus loin sur la politique 0 déchet : Mon événement Zero Waste
Comment compenser les émissions incompressibles ?
Tous ces efforts ne suffiront pas à neutraliser 100% des émissions de CO2eq : il restera toujours des émissions induites incompressibles causées par l’événement. Compenser volontairement les émissions résiduelles reste donc l’ultime démarche pour atteindre l’objectif d’un événement le plus green possible. Pour connaître la quantité d’émissions à compenser il faudra calculer et faire un bilan de l’impact environnemental de la manifestation. C’est ce que propose le calculateur Greenly, Myclimate ou encore GoodPlanet. Ce dernier va même plus loin en permettant de compenser directement ses émissions moyennant une somme d’argent proportionnelle aux tonnes de CO2 émises. Le but étant de financer des projets de captation voire de neutralisation des GES.
À la fin de tout événement, un débriefing s’impose. Lorsqu’une démarche responsable a été engagée, il est toujours intéressant de revenir sur plusieurs points avec chacun des acteurs investis :
- La démarche instaurée couvre-t-elle l’ensemble des postes d’émission ?
- Quelles ont été les limites de réduction des émissions et à quelle(s) étape(s) de conception ont-elles eu lieu ?
- Les parties prenantes participant à l’évènement ont-elles fait des retours sur l’écoresponsabilité de l’événement ?
L’objectif de cette dernière étape est de pouvoir dégager des possibles pistes d’amélioration pour les événements à venir.
Sources :
Crédits photo : Adobe Stock – ©Touchr
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